浅析中小企业人力资源管理外包的风险

      引言
      在人力资源管理战略视角的审视之下我国的人力资源管理已经成为一个两难的问题，一方面人力资源部门很难上升到战略的高度，为企业带来明显的价值，另一方面，人力资源管理活动又渗透到企业管理的各个方面，其作用不可小觑。这种情况在我国资金匮乏的中小企业中更加明显。而目前兴起的人力资源外包作为针对这一问题的处方良药，正受到越来越多的企业的青睐。越来越多的企业将通过人力资源外包提升人力资源管理的战略价值。

      1 中小企业的含义及特点、人力资源外包的含义及意义、中小企业人力资源外包的意义
      1.1 中小企业的含义、特点
      中小企业是推动我国国民经济健康协调发展的重要力量，发挥着越来越重要的作用，所谓中小企业是与所处行业的大企业相比人员规模、资产规模与经营规模小的经济单位。其特点主要包含以下几个方面：
      一、大多数为劳动密集型企业。基于我国人口和科技文化的特点，我国的中小企业大多数是从家庭作坊式的工厂发展起来，从事的也大多数是技术含量低、劳动强度大的基础性产业。正因为如此，在前10年中国的工业化进程中所以没有出现严重的社会就业问题，中小企业功不可没。
      二、发展不平衡，地域差别大全国各地的中小企业的发展和分布极不平衡。据有关数据，按照经济地带划分，中小企业的数量东部、中部各占全国总量的42%，西部占16%；而相应的工业总产值东部占66%、中部占26%、西部仅占8%。这表明，在企业规模上，东部中小企业的平均产值规模大于中部和西部，大约是中部的 2.5倍、西部的8倍。长江三角洲、珠江三角洲等都是中小企业集中的地区。
      三、产品、市场不稳定。由于经济、技术的限制，中小企业的产品的市场极端的不稳定，产品不具备品牌效应，很难做强、做大，很多中小企业的产品品种频繁的更换和调整。
      四、管理混乱。中小企业的组织方式、决策的程序和管理的方法虽然具有灵活性但是也具有不确定性、不规范性。在我国，大型企业的特点是又大又全，而小型企业则是虽小但全。生产领域专业化协作的程度差，销售领域缺乏稳固的渠道，产品研发力量薄弱，政府对中小企业的管理方面也没有切实可行的法律作后盾，没有一套完善的社会服务体系。
      1.2 人力资源外包的含义及意义
      人力资源外包是近些年来兴起的一种管理模式，人力资源管理外包目前正以其迅猛的发展趋势成为外包行业的领头羊，目前人力资源管理外包已渗透到企业内部的所有人事业务，包括人力资源规划、制度设计与创新、流程整合、员工满意度调查、薪资调查及方案设计、培训工作、劳动仲裁、员工关系、企业文化设计等方方面面，因为外包能为企业整合利用其外部最优秀的专业化资源，从而达到降低成本、提高效率、充分发挥自身核心竞争力和增强企业对环境的迅速应变能力的一种管理模式。而所谓的人力资源管理外包是指企业委托人力资源管理外包服务供应商代为处理原来由企业内部独立完成的一些事务性的、非核心的人力资源管理工作，使企业能够集中精力发展核心竞争力，实现人力资源管理职能的战略性转变，从而降低企业成本提高工作效率。
      1.3 中小企业人力资源管理外包的意义
      由于中小企业属于劳动密集型企业的特点，而随着经济的发展，中小企业要想在竞争的大潮中生存下来，就面临“二次创业”的问题所以企业需要进行战略转移，提高中小企业的有机构成和科技含量，这成为企业进行人力资源管理外包的一个原因，另外由于中小企业管理混乱等特点中小企业要想得到进一步发展，必须改变目前的管理方式，规范起来，否则会严重制约企业的发展，这也成为中小企业进行人力资源管理外包的另一个原因。总的来说，中小企业进行人力资源管理外包的意义可以归结为：
      一、构建核心竞争力。外包对于中小企业的优势集中体现于：降低成本，提高企业效率，把企业从繁琐的事务中脱离出来，集中发展核心竞争力。外包理论初始理念是节约资源，降低成本，资源配置，将有限的资源集中到创造竞争力的业务上去。因此，中小企业运用人力资源管理外包可以将本企业内有限资源集中到发展核心竞争力。
      二、留住优势人才。人才资源是第一资源，人力资源管理外包有助于中小企业吸引和留住优秀员工。如将员工招聘项目外包给中华英才网、智联等专业性机构，不仅说明本企业在人力资源方面很专业，客观，而且本次招聘质量会显著提高，外包机构处理此类业务的能力很强，保证了招聘工作的公正性，避免了暗箱操作，对应届毕业生具有较强的吸引力，中小企业将项目外包出去，服务商在做服务项目时不受企业的干扰，可以最大限度的做到客观公正。
      三、规范管理制度。中小企业缺乏行之有效的人力资源管理制度，引入外脑可以帮助中小企业建立系统完善的制度，弥补其主观随意性大的缺陷。中小企业起步较晚，制度不健全，多由家族式企业起步，当企业发展到一定阶段，制度的不健全会成为直接制约企业发展的瓶颈。有效的人力资源管理制度能改善客观工作环境，提高人力资源管理能力和岗位的工作效率，有效遏制随意性管理，能够对中小企业管理工作的规范性、客观性起到重要的促进作用，提高工作绩效。
      四、获得专业性指导。人力资源管理工作是在经济社会进步中不断丰富发展的，人力资源管理者需要时时更新自己的专业管理知识，适应外部环境和激励竞争，但是中小企业往往不具备这种能力，通过引入外包可以在一定程度上解决这个难题。外包可以使企业从繁琐的日常事务中解脱出来，节约工作时间，有机会学习到专业服务知识，获得专业指导，并提高人力资源部门的能力。同时，为了在同行业中具有优势，外包商也会跟踪掌握最前沿的理论和技术。企业在监督外包商行为的时候，也是学习新管理技术的时候。因此，企业外包人力资源管理不仅能够获得专业的服务，还能提高员工素质和部门的技术水平。

      2 中小企业人力资源管理外包的现状及风险
      2.1 中小企业人力资源管理外包的现状
      对我国企业来说，人力资源管理外包是舶来品，但在人们印象中，外包是大公司的专利，中小企业只是被动接受，可实际上随着专业化分工的不断细化、信息技术的普及和市场竞争的日益加剧，也使得中小企业需要将自己的一些非核心业务不断分包出去以应对变化。加之中小企业较大企业而言资金匮乏因而在人事、财务、后勤、物流等诸方面节约成本的意识比大企业更强、更为迫切，而它们的业务量又远远不如大企业，所以没有必要建立所有完全属于自己的非核心部门，于是这些部门的业务被大量外包出去，这就使得“人力资源管理外包”这个现代人力资源管理理念和方法在国内的中小企业还是得到了较快的普及。
      2.2 中小企业人力资源管理外包的风险
      在实施人力资源管理外包的过程中会给企业带来许多利益，但是利益常常是伴随风险而来的。尤其作为一个新生的事物，自身的不完善导致存在的风险性因素较多，如果没有在事前进行充分估测，则可能会给企业带来很大损失。对于中小企业人力资源管理外包来说，潜在的风险主要有以下几个方面：
      一、安全性风险。目前，我国尚未建立较为完善的法律法规来规范人力资源服务机构及外包行业的运作。在行业规则缺失的环境下，各种中介机构纷纷加入到外包领域中来，难以实现对外包主体和外包合作者之间的权利和义务的规范，使得外包服务的风险增大。企业对外包服务质量和水平的理解存在较大差异，出现问题和纠纷时如何解决也没有先例可以参照，使得人力资源外包缺乏安全保障。人力资源外包必然现企业与外包商对企业信息的共享。外包时企业与外包商在合作过程中有关企业的信息透露是必然的，例如，在培训过程中，那些具有战略意义的项目，如企业文化建设、团队建设、产品技术创新、企业的经营理念、竞争对手的基本情况、根据调查得出的市场需求和发展趋势等一系列与保密和特色有关的内容，一旦泄漏将给企业带来不堪设想的后果。由于外包服务商的人员素质、职业道德以及管理水平等原因，外包服务商有可能与将来客户分享合作中的知识产权，泄露企业经营管理方面的机密。我国目前无完善的法律和法规去规范这些外包商的行为，一旦企业机密泄露则对企业经营管理将产生非常大的危害。
      二、中小企业内部管理的风险。中小企业留守员工会担心引入外包商后，原先的福利待遇、奖金结构、薪金制度会受到影响，从而产生种种顾虑员工的不安情绪会影响员工的工作质量，不利于中小企业开展业务。被转移员工会担心转移后的种种变化，假若外包公司不愿接收该怎么办等问题。这些关系个人事业前途和生存发展的问题必然会使被转移员工有种种顾虑；中小企业高级管理人员很可能对外包的效果和外包商的能力产生怀疑，这就会使他们不能集中精力工作。
      三、外包服务商选择的风险。目前国内外包服务商普遍存在着质量参差不齐、人员专业化程度不高、素质差别较大等问题。由于受到客观条件的限制和影响，中小企业无法真实全面地了解外包服务商的经营业绩、社会声誉、发展状况、成本结构等与自己利益息息相关的信息，导致难以做出正确的判断。
      四、信息不对称的风睑。在人力资源外包业务中由于信息不对称也造成了风险。信息不对称主要表现在：一方面人力资源外包主体与外包合作者之间的信息不对称，他们之间是一个信息不对称的交易市场，他们之间存在着博弈，国内许多咨询公司和服务机构从业人员素质、专业化程度等方面颇受质疑，难以满足外包主体的要求；国外比较有名气的咨询公司或专业机构一方面要价太高，使外包主体难以看到明显的控制成本的效果，另一方面外包机构由于不同的国情、不同的文化往往产生水土不服的后果，而且外来文化观念与企业已有的文化还有可能产生冲突，使得效果同样不明显，这就构成人力资源外包最突出的潜在风险。另一方面人力资源部门与中小企业员工及公众之间的信息不对称将企业的人力资源外包，必然引起人们的关注，首先，员工担心自己失去工作，引起恐慌，工作积极性下降，士气降低；其次，外包后难免让员工产生外部人控制内部人的感觉，产生抵触情绪，不利于企业的发展。再有，人力资源部门经理人员的归属、角色问题，也值得企业的关注。此外，公众对人力资源管理外包的决策不太了解，可能产生对企业经营状况的误解。
      五、企业文化沟通的风险。中小企业在长期的生产经营过程中，形成了具有自身特点的独特的企业文化，企业在与外包商合作的过程中，很可能产生由文化差异、管理风格等带来的冲突，这是企业所面临的文化沟通的风险，若外包商提供的服务内容不能很好地适应企业文化的要求，则会造成许多不适应症的发生，如管理不到位、工作效率和服务质量低卜、企业员工满意度下降等。
      六、外包的成本风险。外包商在实施外包过程中，由于不熟悉业务和员工的情况，因此他必须花大量的时间和财力去了解和获取这些信息，且即使花了时间和精力也不一定能够完全准确地掌握与人事有关的信息。外包可能在许多方面增加企业额外的费用支出。

      3 中小企业人力资源管理外包风险的建设性对策
      风险控制与防范是指在风险识别分析和风险评价的基础上，针对企业所存在的风险因素，积极采取防范措施，争取损失发生前，消除各种隐患，减少损失产生的原因及其实质性因素，力争在损失发生时，积极实施补救措施，将损失减少到最低限度，降低风险发生的概率，并以最小的成本达到安全保障的管理办法。我们在此从内部控制机制和联合防范机制来谈中小企业人力资源管理外包风险防范机制：
      3.1 中小企业人力资源管理外包风险的内部控制机制
      一、确定管理外包的项目，进行成本效益分析。确定人力资源管理外包的项目及其要达到的目标中小企业在实施外包之前，首先要明确企业进行人力资源管理外包的必要条件和可行性，通过对企业自身条件和人力资源管理现状进行客观详细的分析与评估，并且根据目前外包市场上的技术和代理成本，结合自身的生产经营情况包括财务状况的分析，来发现人力资源管理外包的需求，进而确定外包的预选项目。
      二、加强内部沟通与协调，慎重选择外包商。加强企业内部沟通与协调，随着科学技术的发展、管理活动的现代化以及信息时代的到来，企业的竞争合作时代己经到来。中小企业要学会如何在竞争中合作，以及如何在合作的过程中进行竞争。中小企业要在竞争中占据一席之地，应立足于自身条件，积极利用外部资源，和外部进行合作，谋求共同发展，同时更要协调好内部资源，在企业内部积极创造协调合作的氛围。
      三、加强外包绩效与信息系统管理。建立人力资源管理外包绩效系统，在中小企业人力资源管理业务外包给人力资源管理服务商之后，企业需要通过建立人力资源管理外包绩效评价体系，从时间、数量、质量、成本等方面对人力资源管理服务商所提供的产品或服务做出明确、严格的规定，以此来对人力资源管理服务商的工作绩效进行衡量。完善人力资源管理外包信息系统，中小企业必须完善风险管理信息系统来实现人力资源管理外包风险管理的目标风险管理信息系统就是指能对企业风险信息进行收集、整理、分析、处理、做预警显示和提出应付风险的基本策略的一个动态管理信息系统。
      3.2 中小企业人力资源管理外包的联合防范机制
      一、完善人力资源管理外包的外部环境。制定相关的政策法规，人力资源外包是我国劳动人事制度改革的必然产物，从长远来看，人力资源管理外包具有良好的发展前景。但是人力资源管理外包作为一个新兴的行业，其相关的政策法规相对不齐全，存在着很多的漏洞。同时外包行业应建立相应的行业协会，外包行业应建立相应的行业协会，规范行业内部管理。
      二、成立共同的风险管理机构。个中小企业由于自身资金、人力等问题，无法建立一个能够对外包风险进行较全面管理的风险管理机构，而联合风险防范机构就可以集中各企业的力量，由各个企业共同出资、派出优秀人才建立外包风险管理机构。
      三、加强企业间的文化、信息交流。加强各企业的文化交流，各个企业有各自不同的企业文化，各个企业与各人力资源管理服务商之间的企业文化也存在差异，联合风险防范涉及到众多企业，因此，必须加强各企业之间的文化交流，学习其它企业的优秀文化，使各企业能够更好的融入到市场环境当中。加强各企业间的信息交流，联合风险防范机制还可以在各个企业之间通过信息的交流，不断发现外包过程中存在的风险因素与不足之处，通过信息的共享，可以使企业及早发现问题。同时，可以也可以在其他企业当中学习比较有效的风险处理方式。

      结论
      人力资源管理外包作为一种新的企业虚拟管理模式，在实施过程中势必会存在一定的问题。如果中小企业能够认真做好外包过程中每一阶段的工作，科学分析各种问题产生的原因，制定出适合本企业的有效实施人力资源管理外包的相应策略，那么人力资源管理外包将是中小企业解决其人力资源管理瓶颈问题的一条有效途径。